Eisenhowerov princíp: lepšie stanoviť priority dôležitých úloh

Obsah

Ako funguje Eisenhowerov princíp?
Eisenhowerov princíp: Čo je dôležité, čo je urgentné?
Čo robiť s nenáhlivými a nedôležitými úlohami?
Výhody princípu Eisenhower
Eisenhowerov princíp nevýhody
Aké ďalšie metódy riadenia času existujú?
Metóda ABC
Metóda ALPS
SMART metóda
Paretov princíp
Technológia Pomodoro
Nájdite si čas na to, čo je dôležité
Ostatným čitateľom pripadajú tieto články zaujímavé

Dôležité veci sú na prvom mieste. Každý by to tak podpísal. V bežnom živote sa však veľa ľudí dostane do tzv Núdzová pasca - v skratke: zahĺbite sa a necháte sa pohltiť nedôležitými a ťažko naliehavými úlohami. Tomu má zabrániť takzvaný Eisenhowerov princíp. Napriek svojej jednoduchosti je analytický nástroj nesmierne nápomocný pri lepšom stanovení priorít, optimalizácii vlastného riadenia času a rýchlejšom dosahovaní cieľov ...

Ako funguje Eisenhowerov princíp?

Princíp Eisenhowera sa v skutočnosti vracia k rovnomennému americkému generálovi a neskoršiemu americkému prezidentovi Dwightovi D. Eisenhowerovi. Jeho metóda je zmesou klasických prvkov riadenia času a jednoduchého cvičenia doručenej pošty. V tom čase používal ako šablónu jednoduchú maticu so štyrmi kvadrantmi. Na ich okrajoch a osiach sa rozlišuje iba medzi „dôležitými“ a „nedôležitými“ alebo medzi „urgentnými“ a „neurgentnými“ (alebo „urgentnými“ a „nie urgentnými“). Eisenhower kategorizuje úlohy iba podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Ale na prekvapenie to stačí na lepšie stanovenie priorít.

Výsledok, takzvaná Eisenhowerova matica, vyzerá takto:

Eisenhowerov princíp: Čo je dôležité, čo je urgentné?

Vyskúšajte to sami a rozdeľte ľubovoľný (ale dostatočne zložitý) počet úloh do týchto dvoch kategórií:

Ktorá úloha je dôležitá alebo nedôležitá?
Ktorá úloha je urgentná alebo nie je urgentná?

Teraz vytvorte typický súradnicový systém podľa vyššie uvedeného príkladu. Naliehavosť vertikálne, dôležitosť horizontálne. Sem zadajte svoje úlohy:

Na kvadrant vľavo dole môžete zabudnúť. Toto nie sú uponáhľané a nedôležité úlohy. Môžeš sa o nich niekedy postarať.
Úlohy v kvadrante vyššie delegujete (urgentne, ale stále nedôležito), pokiaľ je to možné - na kolegov alebo poskytovateľov služieb.
Zadajte úlohy do pravého dolného rohu (nie rýchlo, ale dôležité) v kalendári. Budú spracované čo najskôr. Kedy je na to čas alebo keď sú splnené vyššie uvedené úlohy. Pretože ...
Úlohy vpravo hore ešte treba dokončiť. Si dôležitý a ponáhľaš sa.

Je to vlastne celkom jednoduché. A v skutočnosti pomocou tejto jednoduchej metódy možno rýchlo určiť priority, pretože cez obchádzku kvadrantov môžete rýchlo zistiť, čo je skutočne dôležité a treba sa urgentne zaoberať.Ak si chcete metódu nacvičiť a zdokonaliť sami, môžete si zadarmo stiahnuť zodpovedajúce šablóny matice Eisenhower tu:

Eisenhower Princíp šablóny PDF
Eisenhowerova hlavná šablóna programu Excel

Bolo by samozrejme zbytočné každý deň znovu vytvárať kvadranty. To by nebol nič viac ako plán. Po niekoľkých aplikáciách je Eisenhowerov princíp pre väčšinu ľudí intuitívne druhou prirodzenosťou. Potom budete okamžite vedieť, čo máte robiť, čo odkladať a čo nerobiť, a budete mať menej stresu, viac času a viac úspechov. Vďaka Dwight!

Čo robiť s nenáhlivými a nedôležitými úlohami?

Štvrtý kvadrant vľavo dole pravidelne spôsobuje niektorým ľuďom problémy: Tu končia nedôležité a zároveň nie urgentné úlohy. V tejto chvíli sme napísali „ignorovať“. Nakoniec však máte tri možnosti, ako sa s tým vyrovnať:

Kôš na papier: Čokoľvek skončí na vašom stole, čo je „nedôležité“ a „nie urgentné“ - najlepšie je okamžite to zlikvidovať. Prakticky odstránením alebo skutočne v koši. Iste, chce to odvahu. Ale je to nesmierne oslobodzujúce.
Hromada kompostu: Niektoré dokumenty by ste samozrejme nemali za každú cenu vyhodiť. V takom prípade ich vložte na hromadu - takzvanú kompostovisko. To, čo tu skončí, sa spracuje, iba ak je na to čas. Môžete tiež znova skontrolovať dávku každé tri mesiace. Niektoré veci sa možno postarali o seba, a preto skončili v koši.
Skladovanie: Tí svedomitejší si zvolia tretí spôsob a tieto dokumenty a materiály ukladajú aspoň niekde na rozumné miesto - do akéhosi informačného systému. Predtým, ako v určitom okamihu mutujete na messieho, sa odporúča najneskôr po štvrtine znovu preskúmať Eisenhowerov princíp.

Výhody princípu Eisenhower

Ako každá metóda, aj Eisenhowerov princíp má konkrétne výhody a nevýhody. Výhody princípu Eisenhower sú rýchlo vysvetlené:

Jednoduchosť. Matica poskytuje mimoriadne jednoduchú rozhodovaciu mriežku pre nadchádzajúce úlohy. Je to naozaj ľahké pochopiť a používať.
Úspora času. Pomocou matice je možné ľahko zistiť, kto premrhá čas a zlodeji času.
Váženie. Projekty a nadchádzajúce objednávky sú vážené, zamestnancom sa uľaví alebo sa lepšie integrujú.
Účinnosť. Po stanovení priorít možno úlohy celkovo vykonávať efektívnejšie.

Eisenhowerov princíp nevýhody

Stanovenie priorít úloh pomocou Eisenhowerovho princípu a metódy je už dlho jednou z klasík literatúry o časovom manažmente. Žiadna kniha, žiadny sprievodca samosprávou, ktorý by sa bez tejto matice zaobišiel. Je to jednoducho príliš jednoduché a krásne. Ale to je presne to, čo kritici Eisenhowerovho princípu pravidelne kritizujú: Kúzlom metódy je jej jednoduchosť, prehliada sa však niekoľko závažných nevýhod:

Ako zistíte, aká dôležitá je úloha? Naliehavosť možno odhaliť v blížiacom sa termíne. Ich dôležitosť v celkovom kontexte sa však nedá vždy okamžite rozpoznať. Bad, ktorý potom klasifikuje urgentnú úlohu ako „nedôležitú“ a niekomu ju deleguje. Možno nesprávny.
Čo ak úlohy nie sú rozdelené rovnomerne? V štyroch kvadrantoch vyzerá výsledok veľmi dobre. V skutočnosti sú však dôležité úlohy zriedka urgentné a urgentné úlohy sú zriedka nedôležité. Nie sú teda rovnomerne rozložené. Výsledkom je, že existuje množstvo nevybavených úloh.

Metóda je jednoduchá, ale nezbavuje ju premýšľania o tom, kedy má zmysel ju použiť a kedy nie. A niekedy zložitosť úloh znemožňuje použitie Eisenhowerovho princípu. Potom jednoducho potrebujete ďalšie, zložitejšie techniky rozhodovania. Vo všetkých ostatných prípadoch však princíp Eisenhowera zaujme rýchlou implementáciou a riešením.

Aké ďalšie metódy riadenia času existujú?

V súčasnosti existuje veľa metód riadenia času. Ich zoznam všetkých je nad rámec tohto článku. Napriek tomu by sme vám chceli predstaviť niekoľko dôležitých, ktoré sú podobné Eisenhowerovmu princípu (možno ním dokonca inšpirovaný):

Metóda ABC

Metóda ABC (tiež známa ako „ABC analýza“) je o niečo jednoduchšia ako Eisenhowerova matica a pripomína skôr klasický vývojový diagram. Úlohy, ktoré vznikajú, sú primárne prioritizované podľa dôležitosti a sú rozdelené do troch úrovní. Ak chcete, môžete tiež pridať urgentnosť (pozri obrázok):

➠ Úlohy A: veľmi dôležité - urobte to okamžite!
➠ B úlohy: menej dôležité - urobte to neskôr alebo delegujte.
➠ C úlohy: ťažko dôležité - nedôležité - delegovať alebo odmietnuť.

Metóda ALPS

Takzvaná metóda ALPEN je tiež jednou z popredných metód riadenia času. „ALPS“ je však skratka, za ktorou je skôr druh denného harmonogramu. Neukončené obchody sa prenášajú do nasledujúceho dňa:

➠ (A) zapisovať si úlohy
Odhad ➠ (L) dĺžky
➠ Čas plánovania (P) medzipamäte (plán max. 60%)
➠ Stanovte priority rozhodnutí
➠ (N) acheck (čo ste dosiahli)

SMART metóda

SMART metóda je opäť skratka. Mal by predovšetkým pomôcť pri formulovaní cieľov. Dôraz sa kladie na čo najrealistickejšie vyhodnotenie a potom na stanovenie primeraných lehôt. SMART znamená:

➠ (S) specific: Popíšte ciele čo najkonkrétnejšie.
➠ (M) jedlé: založené na merateľných faktoch.
➠ (A) atraktívne: Plánujte tak, aby bola implementácia zábavná.
➠ (R) ealistic: Ciele musia byť samozrejme tiež uskutočniteľné.
➠ (T) ermingerecht: Naplánujte si všetky úlohy včas.

Paretov princíp

Paretov princíp je tiež známy ako „pravidlo 80 - 20“. Hovorí sa v ňom, že často dosahujeme 80 percent cieľového výsledku s iba 20-percentným nasadením. Paretovo pravidlo nás preto vyzýva, podobne ako Eisenhowerov princíp, aby sme si rozumnejšie stanovili priority a efektívnejšie využívali čas. Riešiť teda predovšetkým také úlohy, ktoré nás o 80 percent priblížia k cieľu alebo dosiahnu 80 percent požadovaného výsledku.

Technológia Pomodoro

Aby sa človek stal produktívnejším, musí sa predovšetkým naučiť robiť prestávky. Taliansky podnikateľ Francesco Cirillo bol o tom hlboko presvedčený a vyvinul Pomodoro-Tecknik. Je to tiež dosť jednoduché: nastavte si budík na 25 minút a hneď ako zazvoní, na päť minút ho pozastavte. Potom pokračujú práce - opäť 25 minút. Po štyroch z týchto jednotiek si doprajte odpočinok 30 minút. Technika Pomodoro vďačí za svoj názov budíku v tvare paradajky, ktorý v tom čase používal Cirillo. „Pomodoro“.

Nájdite si čas na to, čo je dôležité

Eisenhowerov princíp je nakoniec iba jednou z mnohých metód a stratégií riadenia času. Bez ohľadu na to, pre ktorú metódu sa nakoniec rozhodnete a ktorá z nich vyhovuje vašim úlohám najlepšie: Je nevyhnutné, aby všetky pomohli lepšie sa zorganizovať a usporiadať a našli si čas na to, čo je pre vás skutočne dôležité. Prajeme veľa úspechov!