Konferenčný hovor: Tipy na prípravu, náklady, moderovanie

Obsah

• Čo je to konferenčný hovor?
• Ako funguje konferenčný hovor?
• Poskytovateľ konferenčných hovorov
• Rôzne cenové modely pre konferenčné hovory
• Koľko stojí konferenčný hovor?
• Čo potrebujete na konferenčný hovor?
• Typické problémy s konferenčnými hovormi
• Ako sa dá vyhnúť chybám v telekomunikačnej spoločnosti?
• Úlohy a funkcia moderátora
• Ako funguje konferenčný hovor s mobilným telefónom?

Konferenčný hovor je dokonalým nástrojom na ľahkú, rýchlu a lacnú diskusiu o profesionálnych záležitostiach s viac ako dvoma ľuďmi - či už ide o projekty alebo prezentácie. Na to nie je potrebné príliš veľké technické úsilie. Pre moderné „Telco“ stačí jednoduchý telefón alebo mobilný telefón. Existuje však niekoľko dôležitých pravidiel pre konferenčné hovory, ktorým by ste mali vopred venovať pozornosť. Naše kontrolné zoznamy vám ukážu, ktoré ...

Čo je to konferenčný hovor?

Telefonické konferencie alebo takzvané konferenčné hovory sú stretnutia, na ktorých sa môžete iba počuť, ale ani navzájom nevidieť. Pojem telefónna konferencia - známy tiež pod skratkou Telko alebo TK - sa zvyčajne používa na telefonické hovory s viac ako dvoma účastníkmi. S tromi až štyrmi účastníkmi jeden hovorí o trojstrannej konferencii alebo štvorstrannej konferencii. Všetko, čo ide nad rámec, čo sa týka účastníkov, je iba telco. Okrem toho sa na telefónnych konferenciách rozlišuje podľa typu pripojenia:

• Postup telefonického pripojenia
  Účastníci sa na konferenciu pripájajú nezávisle - vybavení príslušnými prístupovými údajmi - a musia sa overiť pomocou kódu PIN.
• Postup vytáčania
  Účastníkom volá operátor poskytovateľa telekomunikačných služieb alebo organizátor a konferencia sa „stiahne“. Aj keď je postup pohodlnejší, pre organizátora je tiež nákladnejší, pretože tiež nesie všetky poplatky za pripojenie.

Ako funguje konferenčný hovor?

Konferenčný hovor je možné rýchlo vytvoriť a zrealizovať. Medzitým je na internete veľa (v niektorých prípadoch bezplatných) poskytovateľov telekomunikačných služieb (viac v ďalšej časti). Nemusia byť splnené veľké predpoklady.

Nie je potrebný moderný telefónny systém. Na televíznu schôdzku stačí jednoduchý telefón alebo mobilný telefón. Ak teda chcete zahájiť konferenčný hovor s tromi alebo viacerými účastníkmi, potrebujete iba tri jednoduché kroky:

• Zaregistrujte konferenčný hovor
  Ak chcete uskutočniť konferenčný hovor, musíte konferenčný hovor zaregistrovať u vybraného poskytovateľa. Táto registrácia sa zvyčajne vyžaduje iba raz a je už obvykle možná na webovej stránke poskytovateľa telekomunikačných služieb. K tomu zvyčajne potrebujete iba meno a e-mailovú adresu (bezplatní poskytovatelia ich môžu komerčne používať) - alebo fakturačnú adresu (pre poskytovateľov platených telekomunikácií).
• Komunikujte prístupové údaje
  Spravidla vám bude pridelená takzvaná konferenčná miestnosť. Všetci účastníci sa neskôr môžu pripojiť do tejto virtuálnej miestnosti. Za týmto účelom má konferenčná miestnosť dvojdielny prístupový dátový kľúč - telefónne číslo (dial-in číslo) a konferenčný PIN kód (dial-in kód, dial-in PIN alebo konferenčný PIN). Vďaka týmto dátam si môže každý telefonovať so svojím telefónom, telefónom iPhone alebo iným smartfónom odkiaľkoľvek.
• Začnite konferenčný hovor
  Ak majú všetci účastníci číslo a PIN, môžete začať. Dohodnite si čas, vytočte číslo a začnite konferenčný hovor. Vstup do miestnosti zvyčajne trvá najmenej dvoch účastníkov. Niektorí poskytovatelia telekomunikačných služieb majú takzvaného vodcu konferencie - väčšinou z bezpečnostných dôvodov. Má svojho vlastného vedúceho konferencie PIN a potom je tiež ten, kto umožňuje konferenčný hovor pre všetkých. Do tej doby ostatní účastníci počujú hudbu iba počkajúc.

Poskytovateľ konferenčných hovorov

Hovor z domáceho alebo kancelárskeho telefónu vás spojí iba s jednou ďalšou osobou. Pre konferenčný hovor s viac ako dvoma účastníkmi musíte preto použiť konkrétneho poskytovateľa alebo softvér.

To, ktoré si vyberiete, závisí na jednej strane od vašich očakávaní alebo požiadaviek poskytovateľa - na druhej strane samozrejme od ceny ponuky. Predstavujeme vám rôznych poskytovateľov, s ktorými môžete uskutočniť konferenčný hovor:

• Nemecký konferenčný hovor
  Poskytovateľ deutsche-telefonkonferenz.de inzeruje prostredníctvom „100% bezplatného konferenčného hovoru“. Takže nemusíte platiť žiadne ďalšie poplatky, stačí platiť iba za volanie na pevnú linku. Po registrácii dostanete prístupové údaje e-mailom a môžete ihneď začať. Počet účastníkov a trvanie konferencie sú neobmedzené.
• SmartConference
  Využívate veľa konferenčných hovorov, na pravidelné stretnutia, na stretnutia so zákazníkmi alebo na tímovú prácu? Potom si môžete u poskytovateľa SmartConference uzavrieť mesačné predplatné za 9,90. Za túto pevnú cenu sa k Telku môže pripojiť až 5 účastníkov. Pre väčšie skupiny platia drahšie tarify až pre 25 účastníkov.
• Whatsapp
  Možné sú nielen krátke správy, ale aj telefonické konferencie cez Whatsapp. V aplikácii môžete ľahko vytvoriť skupinový hovor a pridať až sedem svojich kontaktov. Ľahko, rýchlo a zadarmo. Ideálne pre súkromných používateľov, ale pre niektoré spoločnosti tento variant nie je dostatočne profesionálny. Okrem toho musíte byť samozrejme spojení so všetkými účastníkmi prostredníctvom aplikácie Whatsapp.
• Skype
  Služba Microsoft Skype ponúka aj funkciu pre skupinové hovory. Ak to chcete urobiť, musíte do skupiny pridať požadovaných účastníkov pomocou kontaktov alebo vyhľadávania. Po vytvorení môžete začať skupinový hovor. Ak všetci účastníci používajú softvér Skype, je tento typ konferenčného hovoru bezplatný.
• Obchodná konferencia Telekom
  Deutsche Telekom ponúka vlastnú telefónnu konferenčnú službu, ktorá umožňuje jednoduché telekomunikačné aj webové konferencie. Okrem konverzácie je možné zdieľať aj dokumenty alebo zobrazovať prezentácie. Pri účtovaní podľa použitia sú náklady okolo 10 centov za minútu a účastník. Konferenčný hovor v trvaní 30 minút s 5 účastníkmi by stál okolo 15 eur. Existujú však aj paušálne modely pre rôzny počet účastníkov.
• Meebl
  Spoločnosť Meeble inzeruje niekoľko bodov: bezplatne, bez registrácie, bez reklamy a bez spamu. Musíte iba zadať svoju e-mailovú adresu a zobrazený kód - miestnosť pre konferenčný hovor je nastavená a je možné ju používať. Dostanete bezplatné telefónne čísla z Nemecka, Rakúska a Švajčiarska. Ak chcete podporiť túto službu, môžete si zvoliť spoplatnené číslo dobrovoľne.

Ostatní (čiastočne spoplatnení) poskytovatelia v abecednom poradí bez hodnotenia: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, Telekonferenz.de, Telekonferenz.de VoiceMeeting, Woopla.

Rôzne cenové modely pre konferenčné hovory

Napriek veľkému výberu rôznych poskytovateľov je možné cenové modely rozdeliť iba do dvoch kategórií. Pri výbere vhodného riešenia si môžete vybrať medzi týmito (a pridruženým poskytovateľom):

• Fakturácia na základe použitia
  Platí sa tu za minútu a za účastníka. Poskytovatelia presne merajú, koľko účastníkov bolo vytočených do konferenčného hovoru a na aký dlhý čas. Vynásobením spomenutej tarify to vyústi do sumy faktúry.
• Paušál s predplatným
  Pevná cena, ktorú môžete minúť na konferenčné hovory tak často a tak dlho, ako chcete. Výška ceny predplatného závisí od počtu účastníkov. Okolo 10 eur mesačne za hovory až so 7 používateľmi.

Najlepšie je zistiť, ktorá možnosť sa vám oplatí. Časté telefonické konferencie s dlhým trvaním a s veľkým počtom účastníkov sú v prvom variante podstatne nákladnejšie. Na druhej strane, ak vás len zriedka pozvete na telco v malých skupinách, možno platíte príliš veľa paušálom.

Koľko stojí konferenčný hovor?

Mnoho poskytovateľov inzeruje, že ich konferenčné hovory sú bezplatné - pri bližšom preskúmaní to často nie je tak celkom pravda: Buď existujú obmedzenia počtu účastníkov, alebo prvý krok - registrácia - je zadarmo. Aj keď neexistujú žiadne zmluvné záväzky alebo mesačné náklady, za konferenčný hovor sú zvyčajne nízke poplatky za minútu hovoru za minútu.

Aké náklady vznikajú, závisí aj od toho, odkiaľ si príslušní predplatitelia vytočia svoju cestu do siete. Každý účastník spravidla platí náklady na pripojenie k nemeckej pevnej sieti. Závisia to od príslušného telefónneho poskytovateľa: Ak máte v nemeckej pevnej sieti paušál, nebudete musieť platiť žiadne ďalšie poplatky;

Možné sú však aj účastníci zo zahraničia, ktorí nemajú špeciálne podmienky pre nemeckú pevnú sieť. V závislosti od poskytovateľa existuje aj možnosť vedúceho konferencie, ktorý predpokladá, že poplatky za telefonické konferencie budú platiť všetci. V takýchto prípadoch sa potom príslušné predplatné uzavrie.

Čo potrebujete na konferenčný hovor?

Pred výberom správneho poskytovateľa konferenčných hovorov by ste si mali urobiť pár formálnych úvah o samotnom konferenčnom hovore. Tieto kritériá majú vplyv na výber poskytovateľa, a teda aj na náklady na konferenčný hovor:

• Počet účastníkov: Koľko účastníkov sa zúčastňuje na telco?
• Pôvod: Telefonujú aj volajúci zo zahraničia?
• Náklady: Kto platí poplatky za konferenčné hovory?
• Ďalšie funkcie: Potrebujete služby, ako je napríklad ovládanie webu (pre paralelné prezentácie) alebo funkcia nahrávania?

Štandardizované konferenčné hovory a poskytovatelia spravidla postačujú až pre desať účastníkov. Mali by ste však venovať osobitnú pozornosť internacionálnosti volajúcich a obmedzeniu počtu účastníkov, inak môže rýchlo zdražieť.

Typické problémy s konferenčnými hovormi

Napriek jednoduchej technológii sa pri konferenčnom hovore môže niečo pokaziť. Medzi bežné problémy patria:

• Problémy s vytáčaním
  V konferenčných hovoroch je často aspoň jedna osoba, ktorá zlyhá volania - buď preto, že prístupové údaje sú nesprávne (alebo boli zaznamenané nesprávne), alebo preto, že použitý softvér (napríklad pre Skype) je zastaraný.
• spojenie
  Nikto s tým nemôže nič robiť, je však nepríjemné, keď účastníci opakovane odlietajú z konferenčného hovoru a musia napríklad znova telefonovať z dôvodu zlého (rádiového) spojenia.
• Šum pozadia
  Ak účastníci počúvajú hudbu na pozadí, je otvorené okno alebo účastníci jednoducho zabudli stlačiť tlačidlo stíšenia počas rozhovoru s inou osobou v kancelárii, je to mimoriadne nepríjemné.
• Rečová disciplína
  Pretože sa nikto nevidí, neexistuje neverbálna komunikácia, ktorá signalizuje napríklad to, kto bude mať slovo ďalej. Účinok: Je ťažké koordinovať, kto kedy hovorí. Všetci odpovedajú na otázku súčasne alebo nikto.

Ako sa dá vyhnúť chybám v telekomunikačnej spoločnosti?

Ďalej vám tiež poskytujeme dokument PDF, ktorý si môžete bezplatne stiahnuť a ktorý obsahuje veľa tipov na prípravu a usporiadanie telefónnych konferencií. Vyhnete sa tak nepríjemným nehodám a prispejete k úspechu konferenčného hovoru.

Stiahnite si, aby ste sa vyhli chybám

Úlohy a funkcia moderátora

Ako moderátor máte počas konferenčného hovoru špeciálnu úlohu. Vnášajú poriadok do reči. Zodpovedáte za tieto úlohy:

• otvorenie
  Pozdravujete všetkých prítomných. Vysvetľujú, prečo sa telco koná a o čom bude v ďalšom kurze.
• predstavenie účastníkov
  Ak nejde o pravidelný konferenčný hovor alebo ak sú noví účastníci, mali by ste sa navzájom všetkým predstaviť, aby ste vytvorili príjemnú atmosféru pre diskusiu.
• koordinácia
  Vašou hlavnou úlohou je koordinovať jednotlivé prejavy a viesť diskusiu. Najjednoduchšie je dať (a odobrať) slovo účastníkom.
• čas
  Dávajte pozor na hodiny, aby nedošlo k prekročeniu času konferenčného hovoru. Zaistite, aby bola vypracovaná aj agenda.
• Zhrnutie
  Moderátor konferenčný hovor zavrie. Na záver by ste mali zhrnúť výsledky, načrtnúť ďalšie kroky a naznačiť, kedy sa bude konať ďalšie stretnutie.

Ako funguje konferenčný hovor s mobilným telefónom?

Konferenčné hovory s mobilným telefónom alebo telefónom iPhone v zásade nefungujú inak ako iné. Predovšetkým sa musíte ubezpečiť, že váš mobilný telefón má dostatočnú výdrž batérie - dlhšie hovory cez smartphone sú často vyslovene energetickými žrútmi. Vopred by ste sa tiež mali ubezpečiť, že zmluva o vašom mobilnom telefóne obsahuje paušálny poplatok pre pevnú sieť. Iba tak bude pre vás konferenčný hovor skutočne bezplatný.

Počas konferenčného hovoru s mobilným telefónom Obzvlášť sa odporúčajú aplikácie, ako napríklad služba Whatsapp messenger. Používatelia iPhonu aj majitelia smartfónov s Androidom sa rovnako ľahko zaobídu bez ďalších aplikácií, pretože ich mobilný telefón už túto funkciu zvyčajne obsahuje. Princíp je identický: Najprv musíte zavolať niekomu, kto musí prijať váš hovor, aby ste mohli pridať ďalších účastníkov prostredníctvom symbolu telefónu so znamienkom plus. Poznámka: Všetci účastníci musia byť všetci uložení vo svojich mobilných telefónoch. Konferenčný hovor sa navyše odpojí v okamihu, keď zložíte hovor.